Sådan fungerer track and trace, når du er distributør eller transportør

En distributør er en virksomhed, der håndterer tobaksvarer med henblik på videresalg mellem virksomheder. Distributøren fungerer som led mellem fabrikant eller importør og de forhandlere, der sælger til forbrugere.

Ved håndtering af tobaksvarer forstås blandt andet:

• oplagring,
• omladning,
• og videresalg af tobaksvarer.

En transportør, som foretager omladning af tobaksvarer, betragtes derfor også som distributør og skal overholde de samme krav til registrering, rapportering og sporbarhed

Transportører, der udelukkende fragter tobaksvarer mellem virksomheder – uden at foretage oplagring eller omladning – skal derimod ikke være registreret i sporbarhedssystemet.

Hvis din virksomhed ikke er registreret, kan du ikke lovligt modtage eller håndtere tobaksvarer til videresalg. Som distributør, kræves registrering af din virksomhed, herunder en økonomisk operatør (EO-ID) og det anlæg hvor der sker oplagring eller omladning, som ved registrering får et anlægs-ID (FID).

For distributører der håndterer tobaksvarer til videresalg, kræves udstyr der kan scanne tobaksvarerne og sende oplysninger videre til EU-registeret. Udstyret skal kunne rapportere tidspunkter for ankomst, afgang og omladning af tobaksvarerne. Oplysningerne anses for at være overført korrekt, når du har modtaget en bekræftelse fra systemet.

Derudover skal du som distributør også registrere økonomiske transaktioner, for eksempel når der udstedes fakturaer eller modtages betaling. Disse data skal opbevares i 5 år.

Hvis du har udgifter til at anskaffe et scanningssystem, kan du søge tobaksvareindustrien om at få dækket omkostningerne. Det sker via virksomheden SGS Ontrack, der håndterer ansøgninger fra hele EU om at få dækket udgifter.

Disse oplysninger skal rapporteres inden for 24 timer efter, at tobaksprodukterne håndteres:

• Påsætning af aUI på sampakninger (identitetsmærker til samlet emballage)
• Modtagelse af tobaksprodukter i en virksomhed
• Økonomiske transaktioner, såsom udstedelse af ordrenummer, udstedelse af faktura og modtagelse af betaling

Disse oplysninger skal rapporteres inden for de sidste 24 timer op til begivenheden (og senest inden begivenheden sker):

• Afsendelse af tobaksprodukter fra et anlæg
• Omladning af produkter

Bemærk: Frem til 20. maj 2028 gælder disse 24-timers frister for alle økonomiske aktører. Herefter skal langt de fleste oplysninger rapporteres senest 3 timer efter, at begivenheden har fundet sted.

Hvis du har problemer med registeringssystemet, skal du kontakte ID-udstederen Persequor ApS (PSQR). Det kan ske via kontaktoplysninger i registeringssystemet https://issuerdk.psqr.eu eller via. e-mail  issuerdk-support@psqr.eu

Hvis du har problemer med at rapportere tobaksvarers bevægelser, skal du kontakte Dentsu, der leverer det primære datalager i EU.

Har du spørgsmål til sporbarhedssystemet for tobaksvarer, skal du kontakte Erhvervsstyrelsen, afdelingen for markedsovervågning. Det kan ske via email til mo@erst.dk eller på tlf. 3373 2000.