Tilgængelighed - undtagelser og mikrovirksomheder

En virksomhed kan blive fritaget for at opfylde de enkelte krav i tilgængelighedsloven, hvis 

1. det kræver en væsentlig ændring af tjenesten eller produktet at opfylde det pågældende krav, så dets grundlæggende egenskaber skal ændres, eller
2. kravet medfører en uforholdsmæssig stor byrde for dig som erhvervsdrivende.

Tilgængelighedskravene skal altid opfyldes i det omfang, de ikke udgør en uforholdsmæssigt stor byrde eller medfører en grundlæggende ændring. Med andre ord kan der være nogle tilgængelighedskrav, som skal opfyldes (f.eks. oplysninger om et produkts tilgængeligheds-funktionaliteter), hvor andre krav ikke skal opfyldes (f.eks. en ændring af et produkts brugergrænseflade og design) som følge af en af de to undtagelser.

Den første undtagelse vedrører grundlæggende ændringer i et produkt eller en tjeneste, og den giver mulighed for at blive undtaget fra et krav, når det ellers ville kræve en grundlæggende ændring af produktets eller tjenestens grundegenskaber.

Tilgængelighedsloven opstiller ikke kriterier for, hvad en ”væsentlig ændring af et produkt eller en tjeneste” betyder. Du skal selv vurdere, om det er aktuelt for dit produkt eller din tjeneste, og du skal kunne argumentere for, at netop dit produkt eller din tjeneste vil skulle ændres helt grundlæggende for at kunne leve op til tilgængelighedskravet. 

Et eksempel på et produkt, hvor det ville kræve grundlæggende ændringer at leve op til tilgængelighedskravene, er smartwatches, hvor der vil være visse fysiske begrænsninger i forhold til at overholde krav til produktets brugergrænseflade og funktionsdesign. Det vil f.eks. ikke være muligt at have et tastatur, der forsynes med taktile tegn, uden at det vil kræve en væsentlig ændring af produktets grundegenskab. Dette skyldes, at det vil være en forudsætning for brugen af et smartwatch, at det kan bæres om en persons håndled.

Et andet eksempel er en e-billedbog rettet mod børn. Her ændres tjenestens grundegenskab, hvis der stilles krav om, at bogen skal indeholde forklarende tekst til billederne i e-bogen. I så fald er der ikke længere tale om en billedbog. 

Den anden undtagelse vedrører uforholdsmæssige byrder forbundet med at opfylde tilgængelighedskravene. For den undtagelse opstiller tilgængelighedsloven tre kriterier for at vurdere, om det er en uforholdsmæssigt stor byrde at gøre produktet eller tjenesten tilgængelig. 

Vurderingen skal tage udgangspunkt i tre overordnede kriterier, der vedrører de omkostninger, fordele og ulemper, som overholdelse af tilgængelighedskravene kan have for virksomhederne. Kriterierne anvendes for at sikre, at tilgængelighedskravene i videst muligt omfang overholdes.

De 3 hovedkriterier er disse: 

1. Forholdet mellem omkostninger for at opfylde kravene og de samlede omkostninger ved at udbyde produktet eller tjenesten.

Vurderingen skal tage hensyn til både organisatoriske engangsomkostninger og løbende produktions- og udviklingsomkostninger. 

Organisatoriske engangsomkostninger er udgifter til:

• yderligere menneskelige ressourcer med ekspertise inden for tilgængelighed
• uddannelse eller ansættelse af arbejdskraft med kompetencer inden for tilgængelighed
• omkostninger til omlægning i produktudviklingen eller leveringen af tjenester
• udarbejdelse af vejledningsmateriale om tilgængelighed
• at forstå lovgivningen om tilgængelighed

Løbende produktions- og udviklingsomkostninger er omkostninger til:

• design af produktets eller tjenestens tilgængeligheds-funktionaliteter  
• fremstillingsprocesserne, der er påløbet undervejs
• test af produktets eller tjenestens tilgængelighed
• udarbejdelse af dokumentation

2. Forholdet mellem de anslåede omkostninger og fordele for din virksomhed og den anslåede fordel for personer med handicap.

Det er f.eks. omkostninger og fordele i forbindelse med fremstillingsprocessen og investeringer, sat over for de anslåede fordele for personer med handicap, herunder også hensynet til omfanget og hyppigheden af brugen af produktet eller tjenesten.

3. Forholdet mellem omkostninger til tilgængelighed og din virksomheds nettoomsætning.

I denne vurdering skal der tages hensyn til organisatoriske engangsomkostninger og løbende produktions- og udviklingsomkostninger på samme måde som under punkt 1.

Det er den erhvervsdrivende, der bringer et produkt i omsætning eller leverer en tjeneste til forbrugere, der skal foretage og dokumentere vurderingen.

I nogle tilfælde vil en erhvervsdrivende have behov for information fra andre aktører i forsynings- eller distributionskæden for at kunne opfylde sine forpligtelser. Det gælder særligt på området for e-bøger, hvor den ansvarlige erhvervsdrivende kan være forskellig, alt efter om det er en e-bogstjeneste, der leverer e-bogen til forbrugeren eller den leveres direkte fra forlaget til forbrugeren. Også på området for banktjenester kan der være forskel på den erhvervsdrivende, der har udviklet tjenesten, og den, der leverer tjenesten til forbrugeren. Som eksempel kan nævnes netbanker, hvor tjenesten udbydes af et pengeinstitut, selvom netbank-løsningen er udviklet af en datacentral.

Der skal laves en konkret vurdering i forhold til hvert enkelt krav i tilgængelighedsloven. Dette gælder, uanset om overholdelse af kravet medfører en uforholdsmæssigt stor byrde for en erhvervsdrivende, eller om overholdelse af kravet medfører en væsentlig ændring af et produkt eller en tjeneste.

I begge tilfælde skal vurderingen dokumenteres og opbevares i en periode på mindst 5 år efter seneste tilgængeliggørelse af et produkt eller levering af en tjeneste. Dokumentationen skal udleveres til kontrolmyndigheden, hvis den anmoder om det.

Mikrovirksomheder, der handler med produkter, er fritaget fra at dokumentere vurderingen. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at e-bøger defineres som tjenester og ikke som produkter. Du kan læse mere om omfanget af dine forpligtelser som en mikrovirksomhed nedenfor.

Tilgængelighedskravene gælder som udgangspunkt for alle virksomheder, der handler med produkter eller leverer tjenester, der er omfattet af loven. Der er dog en undtagelse for det, som loven betegner som mikrovirksomheder, dvs. virksomheder med færre end ti årsværk og en årlig omsætning eller samlet årlig balance på mindre end 2 mio. euro. 

Mikrovirksomheder skal ikke opfylde tilgængelighedskravene i samme omfang som andre virksomheder.

I nogle tilfælde er mikrovirksomheder helt undtaget fra tilgængelighedskravene. Tjenester, som leveres af mikrovirksomheder, skal således ikke leve op til tilgængelighedskravene. Mikrovirksomheder, der leverer tjenester, opfordres dog til at opfylde tilgængelighedskravene i det omfang, det er muligt. Tilsvarende kan mikrovirksomheder frivilligt opfylde tilgængelighedskravene, fx på baggrund af en aftale med en anden virksomhed, som leverer fx e-bøger fra den pågældende mikrovirksomhed til forbrugere.

Mikrovirksomheder, der handler med produkter, er underlagt en mere lempelig dokumentationspligt. Det vil sige at mikrovirksomheder, som vurderer, at et produkt er undtaget fra at overholde tilgængelighedskravene, ikke skal dokumentere vurderingen af en undtagelse. Selvom mikrovirksomheder, der handler med produkter, ikke skal dokumentere vurderingen af en undtagelse, er de stadig ansvarlige for at vurdere, om undtagelsen gælder for deres produkt. Hvis produktet udtages til kontrol, kan Sikkerhedsstyrelsen bede om dokumentation for vurderingen.

Ifølge tilgængelighedsloven kan en virksomhed defineres som en mikrovirksomhed, hvis den beskæftiger færre end ti årsværk, og den har enten en årlig omsætning eller samlet årlig balance på højst 2 mio. euro. Både forudsætningerne for antal ansatte og den årlige omsætning eller balance skal derfor være opfyldt.

Hvis virksomheden har 11 årsværk, falder den ikke længere ind under definitionen af en mikrovirksomhed, men virksomheden kan fx godt have 11 ansatte, såfremt flere af dem er deltidsansatte og det samlede antal årsværk derfor er mindre end 10. 

Det er virksomhedens senest afsluttede regnskabsår, der danner grundlaget for vurderingen af, om virksomheden opfylder forudsætningerne for antal ansatte og den årlige omsætning eller balance. En virksomhed ændrer først status til eller fra mikrovirksomhed, når to på hinanden følgende årsregnskaber viser en ændring af, om virksomheden opfylder forudsætningerne for at være mikrovirksomhed eller ej.

Er der tale om en nyetableret virksomhed uden et afsluttet regnskab, foretages i stedet et skøn i løbet af regnskabsåret.