Hvad er et kvalitetsledelsessystem?

Formålet med KLS er, at det elektriske anlæg drives korrekt, hvilket betyder, at anlægget ikke frembyder fare for personer, husdyr eller ejendom. KLS skal indeholde en række elementer, som er nødvendige for, at dette kan opfyldes.

Brug anlæggets KLS

Den driftsansvarlige virksomhed skal anvende det kvalitetsledelsessystem (KLS), som ejeren af det elektriske anlæg stiller til rådighed. KLS’et skal være i overensstemmelse med det elektriske anlæg og de opgaver, der varetages af den driftsansvarlige virksomhed.

Elementer i KLS

I bilag 1 i bekendtgørelsen om sikkerhed for drift af elektriske anlæg finder du en detaljeret oversigt over, hvilke elementer, der skal indgå i KLS'et.

I bilag 1 bruges også ordet 'procedure' til at beskrive en fremgangsmåde for, hvordan opgaver udføres (fx hvordan arbejdsinstrukser skal udarbejdes). Her skal du være opmærksom på, at brugen af ordet 'procedure' i forbindelse med KLS ikke er sammenfaldende med brugen af ordet i resten af bekendtgørelsen om drifts- og arbejdsprocedurer.

Dokumentation eller procedure?

I KLS skelnes mellem, om der skal foreligge dokumentation eller foreligge en procedure:

  • Dokumentationen: informationsmateriale (fx af medarbejdernes kompetencer og uddannelse).
  • En procedure: generel fremgangsmåde for, hvordan en given opgave skal udføres (fx hvordan der sørges for, at alle medarbejdere har de rette kompetencer)
Krav i KLS Dokumentation Procedure
Nødvendige virksomhedsoplysninger x  
Overblik over medarbejderes kompetencer og ansvarsområder x  
Dokumentation for indgåede aftaler og instrukser til personale x  
Beskrivelse af de opgavetyper, der løses ved drift og vedligeholdelse af anlæg   x
Eftersyn og vedligeholdelse af anlæg (servicebogen) x x
Håndtering af KLS, audit, dokumentstyring og adgang til relevante regelsæt   x

Ovenstående er et eksempel på indhold til KLS, hvor der er krav om dokumentation og/eller procedure.

Der er ikke formkrav til, hvordan KLS’et skal opbygges eller lagres. Dele af KLS’et kan fx referere til andre systemer i virksomhedens overordnede kvalitetsledelsessystem, hvis kravene til KLS’et er beskrevet der.

Sidst i denne vejledning er givet et eksempel på, hvordan et KLS kan opbygges med reference til andre systemer.

Hvem ejer KLS’et?

KLS’et skal følge det elektriske anlæg, og det er derfor ejeren af anlægget, som ejer KLS’et. Dette er helt fundamentalt og meget vigtigt.

Et KLS skal vedligeholdes

Det er et krav, at KLS bliver vedligeholdt. KLS’et skal afspejle de faktiske forhold, og det skal derfor opdateres, når der fx er nye medarbejdere, eller når der sker ændringer i anlægget, som kræver nye procedurer.

KLS’et skal altid indeholde de gældende dokumenter, hvilket stiller krav til dokumentstyring – herunder opdateret regelsæt fra fx myndigheder.

SKS-D kontra KLS

Har virksomheden allerede har et velfungerende SKS-D system, vil størstedelen af det indhold, som den nye bekendtgørelse kræver, allerede findes i SKS-D systemet. I mange tilfælde vil virksomheden kun skulle ændre i referencer og dokumentversioner, da det indholdsmæssige stadig er gældende.

Nødvendige virksomhedsoplysninger

Der må aldrig være tvivl om, hvilket anlæg der driftes af hvilken driftsansvarlig virksomhed.

Anlægsejeren skal i KLS’et beskrive, hvem der er driftsansvarlig virksomhed. Den driftsansvarlige virksomheds CVR-nummer skal fremgå af KLS’et, og det skal være entydigt, hvilket anlæg den driftsansvarlige virksomhed har ansvaret for.

Har anlægsejeren selv et CVR-nummer, skal det også fremgå af KLS’et.

Beskrivelse af medarbejderes kompetencer

Det er væsentligt at få fastlagt kompetencerne for de personer, som drifter og vedligeholder anlægget i KLS.

Det er den driftsansvarlige person, som vurderer, om en bestemt person har de rette kompetencer, den nødvendige uddannelse og det rette sikkerhedsudstyr og værktøj, når en opgave skal løses sikkert.

Den driftsansvarlige person har mulighed for at uddelegere dele af sine opgaver til en sagkyndig person. Det fremgår af DS/EN 50110:2013 pkt. 4.3.

Eksempler på sådanne opgaver er:

  • Ansvar for nøgler
  • Ansvar for kompetence vurdering
  • Ansvar for uddannelse af personale
  • Ansvar for værktøj og udrustning
  • Ansvar for udpegning af personale

Det er den driftsansvarlige person, der har ansvaret for, at det i en instruks er beskrevet, hvilke opgaver der er overdraget, og at den sagkyndige person er tilstrækkeligt kvalificeret til at varetage opgaven.

I den nye bekendtgørelse er ordet 'instruks' defineret til at være 'Skriftlig meddelelse fra den driftsansvarlige person, som præciserer, hvordan og af hvem et givent arbejde udføres eller hvem, der skal varetage en bestemt funktion'.

I de tilfælde hvor der er indgået aftale med entreprenører om udførelse af procedurer i anlæg, skal entreprenøren anvende det KLS-system, som anlægsejeren stiller til rådighed.

Entreprenørens personale skal dog ikke fremgå og være beskrevet i anlægsejerens KLS-system. Entreprenøren har sin egen driftsansvarlige person ansat, der inden for sin egen virksomhed har udpeget personale til de funktionsroller, som er nødvendige i entreprenørens egen virksomhed.

Dokumentation for indgåede sammenkoblings- og entreprenøraftaler

KLS’et skal indeholde sammenkoblingsaftaler, som beskriver hvor anlæg er sammenkoblet med anlæg under andre driftsansvarlige virksomheders driftsansvar. En sådan aftale er typisk understøttet af et en-stregsskema, hvor grænsefladen er tydeligt markeret.

Entreprenøraftaler og sammenkoblingsaftaler, som allerede er indarbejdet i SKS-D, bliver ved med at være gyldige til og med 30. juni 2019.

Eftersyn og vedligeholdelse af anlæg (servicebogen)

Det er i KLS’et, at oplysninger om vedligeholdelse af anlægget fremgår.

Fx hvornår der sidst har været gennemgang af sikkerhedsforanstaltninger (fx jordingsanlægs forbindelser og overgangsmodstand til jord), eller hvornår anlægget er serviceret, har fået foretaget oliekontrol og om de intervaller, der er fastsat af virksomheden, er blevet overholdt.

De nævnte eksempler indgår i den KLS-procedure, der ligger til grund for det systematiske vedligehold.

Kort sagt indeholder KLS’et hele servicebogen for anlægget eller henvisninger til, hvor servicebogen kan findes. Nedenfor er givet et eksempel på den struktur et KLS-system kan opbygges efter.

Om vejledningen

  • Denne vejledning er lavet i et samarbejde mellem Dansk Energi og Sikkerhedsstyrelsen.

5. juli 2017