Vejledning til indberetninger for kontrolinstanser

Denne vejledning er til de godkendte kontrolinstanser, der godkender kvalitetsledelsessystemer i autoriserede virksomheder inden for el, vvs og kloak samt godkendte virksomheder på gasområdet. Her kan du læse mere om, hvordan du indberetter til Sikkerhedsstyrelsen.

Forhåndsgodkendelse

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal forhåndsgodkendes, før der kan søges om en autorisation. En forhåndsgodkendelse er gyldig i 12 måneder.

Forhåndsgodkendelse indberettes via SIDIS

Endelig godkendelse

Når virksomheden har fået udstedt en autorisation, så skal deres kvalitetsledelsessystem endeligt godkendes, indenfor 12 måneder.

Det er vigtigt, at planlægge og gennemføre efterprøvning i så god tid, at eventuelle afvigelser kan nå at blive lukket, og godkendelsesbeviset kan udstedes inden for fristen på 12 måneder.

Endelig godkendelse indberettes via SIDIS

  • Anvend rapporttype ”Endelig godkendelse”
     
  • Blanketten ”Kontrolinstansens indberetning til Sikkerhedsstyrelsen” skal ikke længere indsendes sideløbende med indberetningen i SIDIS

Efterprøvning

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal løbende efterprøves og godkendes inden for 24 måneder.

Det er vigtigt, at planlægge og gennemføre efterprøvning i så god tid, at eventuelle afvigelser kan nå at blive lukket, og godkendelsesbeviset kan udstedes inden for fristen på 24 måneder.

Efterprøvningen indberettes via SIDIS

  • Anvend rapporttype ”Efterprøvning”

Se tre eksempler på en efterprøvningsproces herunder:

Ekstraordinær efterprøvning

Hvis du som kontrolinstans udfører en ekstraordinær efterprøvning hos en virksomhed, der har fået dette pålagt af Sikkerhedsstyrelsen, skal du efterfølgende indberette efterprøvningen til Sikkerhedsstyrelsen.

Ekstraordinær efterprøvning indberettes via SIDIS

  • Anvend rapporttypen ”Ekstraordinært besøg”
     
  • Datoen skal være den samme, som den seneste godkendte rapport

Tilbagetrækning af godkendelsesbevis indberettes udenom SIDIS

KLS kan ikke godkendes

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal godkendes inden fristens udløb, men der kan være situationer hvor dette ikke er muligt. Det kan fx være ved afvigelser, der ikke lukkes inden fristens udløb eller hvis det ikke har været muligt, at få aftalt et besøg med virksomheden i tide.

Afvigelser indberettes via SIDIS og kontrolinstansens vidnesbyrd indberettes udenom SIDIS

Ikke muligt at få aftalt et besøg i tide indberettes udenom SIDIS

Se eksempel på godkendelse i en partshøringsperiode herunder:

Indberetning om samarbejde ophørt

Hvis samarbejdet mellem en kontrolinstans og en virksomhed ophører, skal dette indberettes via SIDIS ved at acceptere anmodning om overdragelse eller frigive virksomheden.

Accepter anmodning om overdragelse via SIDIS

  • Hvis samarbejdet med virksomheden ophører og en anden kontrolinstans har anmodet om overtagelse af virksomheden i SIDIS, skal du acceptere anmodningen
     
  • Blanketten ”Kontrolinstansens indberetning til Sikkerhedsstyrelsen” skal ikke længerede indsendes sideløbende med indberetningen i SIDIS

Frigiv virksomhed via SIDIS

  • Hvis samarbejdet ophører, og der ikke i forvejen ligger en anmodning fra en anden kontrolinstans, skal du frigive virksomheden i SIDIS

Overgår til ISO-certificering

Når en virksomhed overgår fra at have et kvalitetsledelsessystem til en ISO-certificering, har kontrolinstansen ikke længere indberetningspligt. Virksomheden indberetter fremover selv til Sikkerhedsstyrelsen.

Frigiv virksomheden via SIDIS

  • Vælg frigivelsesårsag ”Virksomhed overgået til ISO-certificering”

Når autorisationen har været tilbagekaldt

Undtagelse for virksomheder uden CVR-nummer

Virksomheder uden et CVR-nummer, som fx udenlandske virksomheder eller bibeskæftigede uden CVR-nummer, kan ikke indberettes via SIDIS, da systemet er knyttet op på CVR-registret.

Alle indberetninger sker udenom SIDIS

Dokumentation for Fagligt Ansvarlig

Virksomheden skal dokumentere hvem de har tilknyttet som Fagligt Ansvarlig ved hjælp af log ind på Mit Virk under efterprøvningen. Hjælp gerne virksomheden med at blive klar til besøget fx som en del af auditors forberedelse, hvor I kan informere virksomheden om at der skal være en person tilstede med NemID/MitID/Medarbejdersignatur adgang til virksomhedens oplysninger på Mit Virk.

SIDIS

Manglende rapport i SIDIS

Download vejledning om manglende rapport i SIDIS

Vejledning i kvalitetsledelsessystem for autoriserede virksomheder